Tandem votre agence de communication en Avignon créé vos évènements, réunions, congrès et conventions. Nous coordonnons tous les détails et nous nous assurons que votre objectif est atteint de façon transparente.
Préliminaires au Congrès
- Mettre en place un comité pour l’organisation qui devra se réunir régulièrement.
- Établir un sujet général pour l’évènement.
- Identifier le public ciblé et discuter de la manière la plus efficace de faire passer le message.
- Élaborer un budget préliminaire.
- Identifier les sources de revenus (sponsors, subventions, location d’espaces, produits dérivés,…).
- Établir les frais d’inscriptions et les politiques de réduction, s’il y en a besoin.
- Pré-sélectionner aux moins deux séries de dates pour l’évènement.
- Choisir le lieu de l’évènement, plusieurs si possible.
- Établir un agenda préliminaire.
- Finaliser le budget.
- Si possible définir une stratégie promotionnelle.
- Envoyer une première notification aux participants potentiels.
- Entrer en contact avec les intervenants, les personnalités, les représentants des médias, … et vérifier leur disponibilités.
Organisation
- Gestion des hébergements, transports, repas,…
- Réserver les intervenants clés et confirmer la présence de personnalités, journalistes,…
- Envoyer une deuxième notification aux participants potentiels, comprenant les informations détaillées sur l’évènement et les procédures d’inscription s’il y en a.
- Préparer les communiqués de presse.
- Préparation du matériel imprimé.
- Disposition et décoration des lieux.
- Matériel audio-visuel.
- Services de sécurité.
- Imprimer le programme de l’évènement et tous le matériel nécessaires (badges, brochures,…)
- Confirmer toutes les réservations et vérifier tous les détails.
Après le Congrès
- Rapprocher les comptes
- Remercier les sponsors, intervenants, personnalités,…
- Obtenir des retours (emailing, newsletter,…)
